地域や学校、企業、公的機関などで一度は目にしたことがある「広報誌」。あって当たり前といった認識の方が多く、読むときは深く考えません。しかし、いざ広報誌を作る側になると、業務の多さや技術的な問題で頭を抱えてしまうようです。実際に作るときのポイントやしっかり読んでもらうための制作方法など、「広報誌制作」の具体的な流れをご紹介します。
読む人のためになる「広報誌」
広報誌とは、文字通り「広く知らせる誌面」のこと。その誌面を読んでいる人に様々な情報を届ける冊子です。タブロイド判のような新聞形式のものを「広報紙」、冊子状で束になった厚みのあるものを「広報誌」と使い分けています。昨今では印刷規格のA4判サイズで、ページ数20～30ページのものが主流のようです。
広報誌と呼ばれるものの発刊元は大きく3つに分けられます。
・国や地方自治体
・企業、医療施設
・学校
身近な地方自治体の広報誌はたくさんの方が目にしたことがあるはずです。PTAでもおなじみの広報誌ですが、制作担当者は慣れない制作に苦戦します。
いずれも重要な情報や広く報せておきたい情報をしっかり届けるのが目的。どうせ作るなら、見やすくきれいで「たくさんの人に目を通してもらえる広報誌」を作りたいものです。
広報誌を制作するには？
広報誌は発刊元の規模や発行部数でどのように制作するか違ってきます。少部数なら自作でも可能ですが、レベルの高い広報誌はプロに外部発注することが多いようです。
目的や印刷数によって制作方法を考えよう
配布人数が少ないアットホームな環境で配布される広報誌と、地方自治体が大量に市民に向けて制作する広報誌とでは、制作方法が異なるのも当然です。また、企業の広報誌は「企業内部向け（社員向け）広報誌」なのか、「企業外にアピールするための広報誌」なのかで、制作方法も目的も変わってきます。
費用に重きを置くのか、仕上がりのレベルにこだわるのか、目的と費用対効果をよく擦り合わせて考えてみましょう。
自力で作ることも可能
全ての誌面を手書きで書き起こし、コピーしたものをホッチキス等で中綴じするなど、アナログな方法でも自作の広報誌は制作可能です。誌面の構成をパソコン上で仕上げ、自宅の印刷機で印刷して製本するのが、自作の中では仕上がりもよく手軽でおすすめです。
こういった作業はある程度の経験があれば可能ですが、画像やイラストを散りばめながらバランスよく仕上げるのは大変難しいもの。それでもコストは圧倒的に安いため、規模の小さな団体の広報誌は製本まで自力で行うこともあります。後述しますが広報誌のレイアウトをサポートしてくれるアプリもあるので、有効に使うといいでしょう。
すべて、または一部をプロに外注
国や自治体、ある程度規模の大きな企業や医療施設などが広報誌を制作する場合、専門の技術を持った業者に外部注文することがほとんどです。広報誌に盛り込む情報を整理すると、文章・図やイラスト・写真といった項目に分けられます。外注する場合、そういったコンテンツの一部を自分たちで制作することや、全てを外部制作として依頼することも可能です。
広報誌に載せるコンテンツを用意できたとしても、冊子としてレイアウトし、印刷・製本をすべて自社で行うことは至難のワザ。特に広報誌のクオリティを重視する場合、デザインやレイアウトはプロに任せることが最善となります。
広報誌制作の具体的な流れ
例え広報誌を外注するとしても、きちんと目的を反映させるための準備をする必要があります。広報誌を制作する具体的な流れを把握し、必要な情報を整理していきましょう。
目的と読者像を明確にする
広報誌の目的を明確にします。情報を告知することだけが目的の場合もありますし、企業の広報誌なら営利目的もあるでしょう。読者に伝えたいこと、載せたい情報をきちんとリストアップします。
次に、この情報をどのような読者に届けたいのか想定しましょう。地域の住民・企業の社員・企業の顧客・PTAの保護者・施設利用者…等々。年齢層や性別、家族構成なども考慮します。「想定した読者層に有益な情報がたくさん入った広報誌を作ること」が最終目的となります。
読者に分かりやすいコンセプトやネーミングを決める
広報誌の名前は単純でも構いません。「広報〇〇」といったネーミングが最も定番です。コンセプトも読者が理解しやすいものとします。「暮らしにお得な〇〇」「〇〇にお住まいの方へ」「〇〇利用者の声」等、ターゲットをきちんと絞ってコンセプトを用意しましょう。
読者にとって有益でお得な情報が載っているということが伝われば、多くの人に手に取ってもらえます。
内容を整理して目次を作る
コンセプトに沿って内容を整理し、載せたい情報を精査します。コンテンツの詳細を煮詰める前に大まかな目次を作り、どの項目でどの情報を載せるのか決めていきましょう。毎月出すような広報誌なら、いちど目次を作ればあとは季節ごとに変更を加えるだけでいいので、しっかり骨組みを作ります。
表紙や本文のデザイン、レイアウトを決める
たくさんの読者が目にする表紙のデザインは、広報誌制作の重大ポイント。中身の内容も大切ですが、まず手に取ってもらうためにいちばん大切といっても過言ではありません。コンセプトや広報誌の名前、いつ発刊したものかがよく分かるようにします。
表紙のデザインの他、本文も目次どおりにレイアウトをざっくり決めて、ページ数を割り出します。
写真やイラストの配置を決める
本文に載せるコンテンツが決まったら、写真やイラストをどのように使うか配置を決めていきます。この段階で詳細に煮詰める必要はありませんが、写真やイラストを何枚程度使うのか、大まかな枚数を想定しておきましょう。
必要な原稿を作成するための取材、インタビュー、画像準備等
いよいよコンテンツを制作するための取材、インタビュー、画像準備等に入ります。広報誌としての役割を果たすため、記事に必要な情報をしっかり質問して聞けるように用意しましょう。画像は普段から撮りためておくのがおすすめですが、必要なら追加で用意しましょう。
各所の原稿を埋めていく
文章が必要な部分は原稿を書き、デザインで決めたとおりに各所を埋めていきます。もちろん図や画像なども散りばめ、実際の仕上がりになるまで作業していきます。
原稿を仕上げるのは一人ではないと思うので、余裕を持って締め切りを設定し、複数人で完成まで仕上げます。一部を外注するなら、取材や画像の準備は自分で行い、原稿制作の作業だけプロに頼むのもおすすめ。業者によっては取材やインタビューの代行まですべてしてくれるところもあります。
校正、印刷
誤字脱字等のチェック、日付等に間違いはないか、載せられた情報が正確かを校正します。この時デザインなども変更することがあります。実際に原稿を載せてみて、レイアウトを変えた方がよければ手直ししましょう。業者に外注している場合、思うような誌面でなかったらここで訂正のお願いをして、納得いく仕上がりに近づけましょう。
校正が終わればいよいよ印刷、製本となります。印刷もインクの色によっては写真が思っていた色と異なる可能性があり、試作品段階でのチェックが大切です。
広報誌制作の5つのポイント
具体的な広報誌制作の流れを確認すると、やるべきことがいかに多いか実感できますね。無事にクオリティの高い広報誌を制作できる5つのポイントがありますので、しっかりチェックしてください。
①余裕を持って具体的なスケジュールを立てる
広報誌そのものの仕上がりをいつにするかはもちろんですが、各作業に沿って細かなスケジュールを立ててみましょう。複数のイベントを取材して載せることも多い広報誌ですが、イベントの日時は決まっています。逆算して締め切りに余裕を持たせ、原稿を依頼する際は具体的な締め切りを伝えるのがベストです。
②表紙のデザインにこだわる
広報誌を見たことがない人に手に取ってもらうためには、表紙がいちばんの重要ポイントです。写真を使うなら、風景や人物もきちんと広報誌に関係があるものを選びます。イラストでも問題ありませんが、表紙の文字が見にくくならないようなデザインが必要です。
どのような構図の写真を使うかで広報誌の印象はだいぶ変わります。若い人がターゲットならおしゃれなファッション雑誌風にしたりといった工夫が必要です。特に人目をひくのはアップの人物像と言われています。
③本文の行間、余白、文字のフォントなどを整える
ページをめくってあまりに読みにくい広報誌だと、読者が読む前に離反してしまうことがあります。さまざまな原稿をレイアウトにはめ込んでいく広報誌では、デザインに統一感がでないこともあります。
本文の文字フォントをそろえ、行間や文字サイズにルールを決めて統一感を出しましょう。ごちゃごちゃしているようなら余白部分を作ってスッキリ見せることが必要です。
④写真やイラストなどの素材集め
細かい文字ばかりでは読者が確実に疲れてしまいます。広報誌にゆかりのある風景や紹介する内容に沿った写真、イラストなどはなるべくたくさん使いたいところです。
同じイベント風景でも人の笑顔や躍動感のある写真だと目が行きやすいですし、美しい風景などは「そこに行ってみたい」といった欲求を喚起してくれます。広報誌に載せる画像は、準備の段階で多めに確保できるよう、しっかり素材集めを心がけましょう。
⑤適材適所！一人で作らず誰かに頼ろう
前述どおり、広報誌の原稿を仕上げるのは一人ではできません。広報誌は膨大な情報量を載せる冊子。それぞれの担当を決め、複数人でコミュニケーションを取りながら進めていきます。専門知識を持ったスタッフがいれば、そのスキルを活かせるような原稿制作や編集作業を割り当てましょう。
広報誌を制作するおすすめソフト
自分である程度デザインをしてみたい方には、デザインソフトの使用をおすすめします。自作ですべて作ることも可能ですし、プロに仕上げてもらう際も仕上がりの参考になるため、自分で作れるものは作ってみましょう。
パソコンの標準装備でも可能
外部発注への指示書代わりとして、パソコンの標準装備で原稿を制作することが可能です。無料で使えるMicrosoft WordやExcelなどがこれにあたります。
また、「Microsoft Officeテンプレート」は、PTAの広報誌の他に旅のしおりやパンフレットなどのテンプレートを豊富にそろえているのが特徴。ちょっとしたものならこれひとつで完成まで持っていくことができます。
アプリやオンラインツール、有料ソフトを使う
広報誌制作に適したテンプレートを取りそろえたオンラインツールを使えば、広報誌のデザインはかなり洗練されたものになります。
大手通販企業アスクルが提案している「パワポンbyアスクル」はパワーポイントに特化したテンプレート集です。新聞風の縦書きにしたいなら「朝刊太郎・改」、とにかくおしゃれなデザインにこだわりたいならオーストラリア発のオンライングラフィックツール「Canva（キャンバ）」がおすすめです。
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無料、有料ともに冊子を作ることができるアプリが開発されており、「パワーポイントでの作業に特化したアプリ」、「新聞のような縦書きに対応したアプリ」といった特徴があります。作りたい広報誌に最適なアプリを使って広報誌の骨組みを作ると、イメージがつかみやすいでしょう。海外のアプリには、まるでファッション雑誌のような洗練されたデザインや写真配置が出来るものもあります。グラフィックにこだわりたいならおしゃれなテンプレートがあるアプリを使いましょう。
有料ソフトとしては、非常に有名なillustrator無料やPhotoshopが該当します。これらは使いこなすのに専門技術が必要なので、もしこういった有料ソフトで広報誌を制作する場合、適材適所で担当者が困らないようにしなければなりません。
一部、またはすべてをプロに外注する
前述した方法で広報誌をデザインしても、かなりおしゃれな広報誌は制作可能です。ただ、やはりデザインや印刷のプロが制作したものとはレベルが違います。製本が不安な方は、印刷会社にデータを渡して印刷と製本部分をお願いしましょう。
印刷会社よりさらに広報誌制作に特化しているのは、「編集プロダクション会社」。企画の立案から取材、インタビューの文字起こし、画像の準備に至るまで代行してもらえます。必要な情報を自分たちで用意し、大事な表紙を含めた本誌全体のデザインをお任せすることも可能です。一度その仕上がりを見てしまうと、手作りでは物足りなくなってしまうかもしれません。
高品質・効率化を目指すならプロに任せる
規模の小さな広報誌、コストに制限のある広報誌は、最初から最後まで外注せずに自作することができます。しかし、編集プロダクションのような広報誌制作のプロに任せるとそのクオリティは段違い。時間の効率化を目指す意味でも、広報誌制作のプロなら段取りよく制作できます。
広報誌制作の外注はメリットもデメリットもある
広報誌を外注する上で最も大きなデメリットは、コストとされています。社内に広報誌制作のノウハウがないままで企画が進んでしまう点や、外注した企業とのやり取りに時間がかかるといったデメリットもあります。しかし、外部注文にはそれらを上回るメリットがたくさんあります。予算と目的に合わせ、広報誌制作を自分たちで行うか外注を行うか決定しましょう。
PTA内や社内で広報誌を最初から作ろうとする場合、担当者が固定されます。専門技術を持った人や得意な人が同じコーナーを担当し続けることになりがちです。不測の事態で担当者が休んだ場合、広報誌制作の締め切りに間に合わないことがあります。
また、自社制作では紙や印刷・製本にかかるコストなどの他、社内で広報誌専門の人員を確保することが必要です。慣れない作業で完成まで時間がかかることも想定されます。プロに外注するとこういった部分が解消されるため、逆にコスト削減につながる可能性もあるのです。
広報誌の制作経験が豊かな企業なら、目的や依頼主の希望をきちんと反映してくれますから、安心して外注することができますね。予算やスケジュールを確認し、自分たちの納得いくデザインの広報誌を制作しましょう。
広報誌制作を外部注文する際にどの会社にしようかお悩みの方は、印刷会社ではなく「広報誌全体のプロデュース」が可能な編集プロダクションやコンテンツ制作会社がおすすめです。ＰＭＡトライアングルでは、広報誌制作に全力で対応いたします。紙媒体の実績累計が300冊を超えており、豊富な経験と高い技術でご希望にお応えします。企画立案からデザインの細部に至るまで対応可能です。予算や締め切りに合わせて柔軟に対応致しますので、ぜひ一度ご相談下さい。
自社媒体として雑誌を出版して得たノウハウや絶対的な情報量で、納得いく広報誌制作を応援致します。
目的やコンセプト、読者の想定は必ず自分で！
広報誌の制作が初めてで不安な方には、依頼主からのアイディアをもとに、コンテンツ制作会社や編集プロダクション側が企画立案を代行してくれます。それでも絶対に自分たちで行いたいところが、目的・コンセプト・読者の想定です。
どのような目的でどういった内容の広報誌を出したいのか、そこがブレなければ、外部発注して「失敗した…」となることはまずありません。外注先も読者想定が詳細であればあるほど企画立案をしやすくなります。
どういった広報誌を作りたいのか、そこを丁寧に聴取してくれる会社に外注しましょう。
まとめ：たくさんの人に読んでもらえる広報誌を目指そう
広報誌は中身の情報の質はもちろん、手に取ってもらうためにデザインや画像のクオリティを求められます。限られたコミュニティの中でひときわ目を引く「存在感ある広報誌」を目指して制作しましょう。
ハイクオリティな広報誌を作るなら、外部発注がおすすめです。外部発注する際は、広報誌の目的やターゲット層の想定などをできる限り行い、当初の目的からブレが生じないようにしっかり外注先とコミュニケーションをとるように心がけましょう。
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